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Règlement d'utilisation de la salle des fêtes

Le règlement et les tarifs concernent les particuliers, les associations sont invitées à contacter la mairie.

 1 – USAGER

La salle est mise à disposition des particuliers, uniquement dans le cadre de manifestations à but NON LUCRATIF, NON COMMERCIAL et NON CULTUEL.
Cette mise à disposition s’effectue dans le cadre d’une convention entre la commune et l’usager, le signataire de ladite convention étant tenu comme seul responsable. Le nombre de personnes admises dans la salle ne devra pas dépasser 385 personnes.

2 – RESERVATION

L’attribution de la salle sera effective au retour de la convention signée par l’usager, accompagnée des pièces obligatoires à joindre au dossier dans les délais fixés. Passé la date limite, la salle sera considérée comme disponible pour une autre demande.
La sous-location ou la mise à disposition à des tiers est formellement interdite.

3 – EQUIPEMENT - UTILISATION

La salle est équipée de 71 tables rectangulaires, 85 tréteaux, 200 chaises et 97 bancs.
Aucun matériel supplémentaire ne sera apporté par les services municipaux.

Il est interdit à l’usager d’utiliser des installations et appareils électriques non homologués et dépassant les puissances mises à disposition.
Tout élément utilisé pour la décoration doit être classé M2.
Tout élément flottant (suspendu au plafond) doit être classé M1 minimum.
Le vélum est formellement interdit.

4 - CONSIGNES DE SECURITE

En cas de danger, respecter les consignes de sécurité affichées à l'entrée de la salle.  Les issues de secours doivent être maintenues libres de tout obstacle et déverrouillées pour permettre une évacuation rapide et sûre des lieux.

5 – NETTOYAGE – CONVENANCES

Le nettoyage des locaux, du mobilier et appareils mis à disposition, est à la charge de l’usager, qui devra prévoir les produits nécessaires.
Les sacs poubelles doivent être déposés dans les conteneurs situés à l’extérieur de la salle des fêtes (côté cuisine) sans oublier le tri sélectif, les bouteilles en verre dans les conteneurs prévus à cet effet (place de la Bascule ou près du local des Sapeurs-Pompiers).
Le mobilier devra être remis à sa place :
- tables, bancs et tréteaux dans le local de rangement à droite près du bar ;
- chaises à empiler sur le côté gauche de la salle en entrant ;
- chaises rouges sous l’escalier
Pendant la durée de la manifestation, l’utilisateur devra veiller :
- à la bonne tenue des participants ;
- à limiter le bruit afin de ne pas troubler la tranquillité du voisinage (sono –véhicules) ;
- à assurer l’ouverture et la fermeture des portes et fenêtres ;
- au respect des consignes de sécurité (affichées dans la salle).
Il est formellement interdit de fumer dans les locaux.
Le chauffage devra être éteint et toutes les portes devront être fermées avant le départ.

6– PERIODES DE LOCATIONS - TARIFS

La location de la salle aux particuliers est consentie dans les conditions suivantes :
- location week-end (du vendredi à 14 h00 au lundi à 8h00) : particulier de la commune : 80€ -
particulier de l’extérieur : 400€
- location week-end (du vendredi à 8h00 au lundi à 8h00) : particulier de la commune : 100€
- location à la journée : particulier de la commune : 46€ - particulier de l’extérieur : 250€

7 – ETAT DES LIEUX

Un état des lieux contradictoire sera effectué en présence d’un agent municipal et de l’usager, avant et après utilisation aux jours et heures indiquées sur la convention.

8 – DISPOSITIONS FINANCIERES

Le signataire de la convention devra établir 2 chèques libellés à l’ordre du Trésor Public :

- 1 chèque de location du montant indiqué sur la convention,
- 1 chèque de caution fixé à 250 € que la commune se réserve le droit d’encaisser
- en cas de dégradation de la salle et/ou du mobilier ;
- au cas où les locaux et/ou le matériel ne seraient pas rendus dans un état convenable ;
- en cas de vol de matériel et/ou de mobilier.

En cas de non-respect du règlement, le Maire se réserve le droit de porter plainte et, dans l’attente d’une décision, celui de conserver le chèque de caution.

9 – ASSURANCE

La commune de Barcelonne du Gers a souscrit une assurance dommages aux biens destinée à couvrir la salle contre les incendies, dégâts des eaux et risques annexes.
L’usager devra souscrire une assurance responsabilité civile destinée à couvrir tous dommages corporels et matériels consécutifs à son activité. Ce document devra stipuler le lieu, les dates et heures de la manifestation et être joints à la convention retournée par l’usager.

10– ANNULATION

Par la commune de Barcelonne du Gers : la convention est conclue à titre précaire et révocable sans indemnité, le maire pouvant retirer l’autorisation compte tenu des nécessités de l’administration des propriétés communales, du fonctionnement des services, ou en cas de force majeure. Aucune indemnité, ni dédommagement ne pourra être réclamé à la commune.
Par l’usager : en cas de renoncement par l’usager, celui-ci devra en informer la commune. Dans tous les cas, les sommes versées seront intégralement restituées à l’usager.